Personvernerklæring for Teams og Sharepoint ved NIBIO

NIBIO er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger. Denne erklæringen oppdateres fortløpende.  

Når samler Teams og SharePoint inn personopplysninger?  

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:  

For å kunne samarbeide med NIBIO og andre i Teams- og SharePointrom som NIBIO eier, har vi behov for ditt navn og din epostadresse for å kunne knytte deg opp.  

Dine rettigheter  

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til teamssharepoint@nibio.no eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.  

Innsyn i egne opplysninger  

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.   

Korrigering av personopplysninger  

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.   

Sletting av personopplysninger  

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.   

Begrensning av behandling av personopplysninger  

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.   

Protestere mot en behandling av personopplysninger  

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.   

Dataportabilitet  

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.   

Trekke tilbake samtykke  

Dersom personopplysningene behandles med bakgrunn i samtykke fra deg, kan du når som helst trekke ditt samtykke tilbake.  

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger  

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vårt personvernombud.  

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.  
 

Hva registreres om deg? 

Navnet ditt og epostadressen din er nødvendig for å kunne gi deg en bruker i Teams og SharePoint. Epostadressen benyttes for å lage en Microsoftkonto, som er et teknisk krav for å kunne benytte løsningen (knyttet til pålogging).  

I det du oppretter bruker/Microsoftkonto, samtykker du samtidig i at NIBIO lagrer personopplysningene som beskrevet over. Samtykke jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a.   

Samarbeidsavtaler mellom virksomhetene kan også regulere lagring av personopplysninger. Regulert i avtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b.  
 

Hvem deler vi opplysninger med  

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.   

Medlemmer av det samme samhandlingsrommet (i Teams og SharePoint) vil også ha tilgang til dine personopplysninger (navn og epostadresse), men hvert samhandlingsrom er lukket for resten av NIBIO.  
 

Lagring av personopplysninger  

Når prosjektet/samarbeidet avsluttes, vil dine personopplysninger oppgitt i forbindelse med samarbeidet med NIBIO bli slettet.   
 

Informasjonssikkerhet og databehandlere i Teams og SharePoint  

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.    

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.    

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.  
 

Endringer i personvernerklæringen   

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.